オフィスで使われるコピー複合機はリース代金に加えて保守費用も支払うことになっています。
この保守料金の中でも印刷物1枚ごとにかかるものがあり、その価格はコンビニ印刷並みなことも。
今回は企業の保守費用の目安とコンビニ印刷との比較を解説します。
リース複合機にかかるお金
オフィスでコピー複合機を一台準備するためには新品購入で50～150万円と大きめなお金が動きます。
しかし、印刷物をどれくらい印刷するかは起業してみてからしかわからない、予測部分を含んでいて小規模向けの学習塾や中小企業では痛手になる可能性も。
そのため、昨今は初期費用がなく月8000～20000円で複合機が準備できるリースが重宝されます。
リース料金には複合機本体と複合機に付属する部品のリース料、初期の設置費用などが含まれる一方、メンテナンスや障害対応といったいわゆる保証はついていません。
そのため、保守契約として保証をつける必要があり、その１つのパターンがカウンター保守契約方式と呼びます。
これは、印刷物一枚ずつに保守料金が含まれているものでカウンター保守方式はインク代こみであることが特徴。
他にもキット保守方式やスポット保守方式といったものもあり、印刷規模に合わせた選択があります。
また、カウンター保守方式の一枚ずつに保守料金をカウンター料金としていて、その価格は機種のスペックによりさまざま。
そこで目安値としてカウンター料金を次の章でお伝えします。
カウンター保守料金相場
ここでは複合機のスペックに応じたカウンター料金の目安をご紹介。
ここで言う印刷速度は遅いほど月に印刷で来る限界が少ないことをしめし、印刷速度15枚/分で大体月1000枚印刷を限界とすると考えてください。
・複合機の印刷速度15枚/分(月の印刷量1000枚程度)
カウンター料金:カラー20円～ モノクロ3円～
・複合機の印刷速度20枚/分(月の印刷量1000～3000枚程度)
カウンター料金:カラー18円～ モノクロ２円～
・複合機の印刷速度 30枚/分(月の印刷量3000～6000枚程度)
カウンター料金:カラー16円～ モノクロ1.5円～
・複合機の印刷速度 40枚/分(月の印刷量6000～10000枚程度)
カウンター料金:カラー14円～ モノクロ1.3円～
・複合機の印刷速度 50枚/分 (月の印刷量10000～20000枚程度)
カウンター料金:カラー12円～ モノクロ1.2円～
印刷速度50枚/分の複合機では15枚/分のものと比べ、カラーのカウンター料金で1.5倍差があります。
これは月500枚カラー印刷すると小冊子１冊分の印刷分印刷費用の違いがあるようなもの。
また、リース提供企業のカウンター料金にも若干の差があります。
リコーやキャノンなど大手ではカラー10円、モノクロ１円を底値と認知されていて平均値もモノクロ3円/枚、カラー17円/枚と高額な一方、京セラなど大手以外ではモノクロ0.7円/枚、カラー7円と安価なところも存在します。
コンビニ印刷の相場
続いてA4サイズのコンビニ印刷価格と比較してみましょう。
ローソン
モノクロ20円、カラー60円
セブンイレブン
モノクロ20円、カラー60円
ミニストップ
モノクロ5円、カラー30円
ファミリーマート
モノクロ10円、カラー50円
おまけ ダイソー
モノクロ5円、カラー30円
コンビニ印刷はカウンター料金としては15枚/分のものと比較しても1.5～2倍近く違うことがわかりました。
ただし、カウンター料金は目安なので機種によりより高い契約になるところもあり、コンビニ印刷の半分くらいの価格も考えられます。
少しでも安くするためにはより安価な印刷所の情報が必要そうです。
同様に、カウンター料金は機種や機能によってばらつきがかなり大きいものでしたから、どこの提供するどの機種がいくらか知る必要があります。
カウンター料金を下げるには交渉を
ここまではカウンター保守料金の相場とコンビニ印刷の相場の比較をみてきました。
本来、カウンター料金は機種や企業によってまちまちで底値がないようなもの。
リコーやキャノンなど大手ではモノクロ１円、カラー10円を底値と一つ認識されているとはいえ、それよりも格安で提供しているところも存在します。
そのため、比較が難しく損していることがあり得ますね。
そのためには複数社から見積りをとり、複合機のスペックが同等のもののカウンター料金の比較する必要があります。
このときみるべきポイントは3つ。
・契約書にサービス内容や保守内容について詳細にあるか
・メンテナンス頻度や修理拠点は迅速に故障に対応してくれる場所か
・メンテナンス担当は専門の技師か
これらを踏まえた上で他社の価格(京セラやシャープ、office 110 など格安カウンター料金提供企業)を参考に契約満了前に交渉してみるとカウンター単価を安く抑えらることがあるのです。
他にも、格安カウンター料金提供企業と保守契約して安く抑えるパターンも。
こちらはメンテナンスに不安を思う口コミもあり、みるべきポイントは要チェックです。
カウンター料金を下げるには交渉を
印刷数が少ない場合は保守契約方式を変更することも可能です。
カウンター保守契約以外にも保守契約には種類があり、学習塾のように業種としては印刷量が多いけれど個別の場所としてはそれほどではないところにはキット保守契約がオススメ。
これはインクトナー代に保守費用が含まれたもので、その分トナー代が割高なプランです。
カウンター保守料金換算すると7円相当ですから。
しかし、カウンター料金+リース料金を考えて元のとれない場合では、インクが無くなるまで保守料金を払っているタイプのように払いきり方式が悩まずにすみそうです。
保守契約費用を定期的には捻出できない企業向けにはスポット保守契約です。
これは普段は保守契約せず、故障時のみ加入するもの。
そのため、高額な請求があることも気を付けねばなりませんね。
一方、定期的なコストとしては費用を削減できる方式ではあります。
まとめ
今回はコンビニ印刷とオフィス印刷でのカウンター料金を比較して見ました。
コンビニ印刷の最低価格はモノクロ5円、カラー30円で、月1000枚規模印刷の15枚/分複合機カウンター料金より2倍近く高めではあります。
ただし、これは通説として通っているカウンター料金目安ですから、契約によってはコンビニ印刷の半分の値段くらいはかかることもあり、安めのカウンター料金を提供している企業の価格を契約企業に伝えて交渉するとカウンター料金を下げてくれる可能性があるのでした。
カウンター料金そのものを下げるなら格安カウンター料金を提供している企業とでも構いませんが、カウンター料金が格安なところはメンテナンスに不安との意見もあるので、要チェックではありますね。
