学習塾に代表されるようにいまだ印刷機が毎日活躍する企業も多いかと思います。
すると経費に占めるコピー関連費用がボリューム多めに。
経費削減を考え始めることになるのではないでしょうか。
今回は年間にかかってくるコピー関連費用を紙代以外でもカットするコツについてご紹介します。
印刷経費は紙代以外も削減できる
印刷機は購入・リースの提供があります。
購入は初期費用が高く、補償がない点はデメリットですが、償却資産として処理でき、契約年数がない点はメリット。
リースはデメリットとして償却資産と処理できず、契約年数を気にせねばならない点、メリットとして初期費用が押さえられることができ、最新機種を試すことができるという点です。
印刷のためには本体と使用料とその他費用がかかっており、リース契約ではこれらをまとめているためリース契約が主流となります。
使用料はカウンター料と呼ばれるインク代とメンテナンス費用コミコミ料金×枚数で決決定。
そのため、印刷枚数を減らすことでコストを削減する案が出現します。
また、本体は契約方法と機種によってリース価格は違うためコストカットの対象にすることができ、今回はこの内容についても触れていきます。
経費の考え方と基本的な経費カット
経費は固定費と流動費に分割可能です。
流動費は仕入れなどの売上に応じて増える費用、固定費は消耗品や給与など売上に関係なく必要なもの。
基本的には売上を落とさず経費を落とすので、固定費から削減がメイン。
そのなかでも経費削減効果大×手間小のものから行います。
しかし、経費削減しやすいものほど実施済みなパターンも。
そこで、効果 小×手間 小の手間はかからないが経費削減効果は薄目のものを長期的に行うことでコストを削減するパターンも考える必要があります。
効果は大きいけれど手間がかかるパターンは複雑な事案であることがあり、変更に時間がかかる場合があります。
コピーでは本体を購入する企業での機種の変更がこれに該当し初期費用を押さえるために最近ではあまりとられることが主流とは言いがたくなってきている状況です。
プリンターとコピー機と複合機の違いとは
ここでは3種の違いについてまとめてみました。
・コピー機→紙の資料を複写
・プリンター→データを出力
・複合機→データを出力と紙の資料を複写
コピー機は、紙の資料の画像をそのままコピーするものをいいます。
プリンターはパソコンやスマホで作られたデータを出力するもの。
有線もしくは無線でデータを取り込んで出力するだけのものをいいます。
複合機は模写機能とパソコンからのデータを出力したものを印刷出来るものです。
家庭や職場で印刷に使うのは複合機を指し、ほかにもFAX機能やスキャナー機能などさまざまな機能を持ち合わせています。
コピー関連費用での経費のかかり方
コピー関連にかかる経費は大まかに２つ。コピー複合機本体にかかるもの、コピー用紙など備品に関わるものがあります。
コピー複合機本体は企業利用はリースが多く、経費の削減をここで考えるならば次の項目を要チェックです。
カウンター料金を交渉
コピー複合機のリース契約で代表的なのはカウンター方式。
カウンター方式はインク代、修理、メンテナンスの人件費コミコミの契約スタイルのこと。
この場合、印刷するごとに費用と保守費用が必要です。
また、印刷規模の小さい企業向けにはトナー料金のみ負担のトナー形式での契約もあります。
課題は定額かかる保守費用と印刷規模の大きさで変わるカウンター料金についてです。
保守費用は提供企業も変更しづらい部分があるのでカウンター料金について交渉できないかで解決策を考えてみます。
カウンター料金はオフィスの印刷量で違いが出ており、これはオフィスの印刷量が常に多いところならば複合機リース企業も競合社が参入することを防ぐため安価に設定するからです。
一方、印刷量が少ないときは単価から高めに。特にこれらは業界から推測されている場合もあります。
カウンター料金の最低価格は1000～3000円、そこに一枚当たりのカウンター単価が加算されることに。
そこで相見積もりをとって、価格の見える化を行い交渉を行う余地を見いだす手があります。
コピー機のスペック最適化でリース価格見直しに
スキャナー機能を基本使わない業種にスキャナー機能に強いコピー複合機はいりません。
同じように、会社で必要な印刷物の傾向に合わせた印刷機のスペックを選ぶ必要があります。
リースされる印刷機について付加機能・機種によってリース価格が異なっていて費用を押さえることができます。
印刷のために使用頻度の多い機能を中心にリース価格を検討してみましょう。
ほかにも利用機能を制限して節約をすることも検討するとよく例えば、FAX 機能を利用していれば受信時カウンター料金が発生します。
そのため、データのみをパソコンに取り込み印刷はかけないなど対策が必要です。
コピー関連費用の削減アイデア
ここではコピー用紙のコストを削減するアイデアとコピー機関連費用を押さえられるアイデアをご紹介します。
社内回覧用は裏紙利用
社内のみで利用する用紙は節約が絶対です。
そのため、コピー損じや片面のみ印刷されたものの裏を使ってコピーを行い、コピー用紙を節約することができます。
A4コピー用紙は一枚約0.7円。
月5000枚印刷する場合、裏紙を３割利用することで年間4200円カットです。
効果は年単位では少なく見えますが、枚数が多いほど長期的なほど効果的な方法になります。
社内回覧用は裏紙利用
社内のみで利用する用紙は節約が絶対です。
そのため、コピー損じや片面のみ印刷されたものの裏を使ってコピーを行い、コピー用紙を節約することができます。
A4コピー用紙は一枚約0.7円。
月5000枚印刷する場合、裏紙を３割利用することで年間4200円カットです。
効果は年単位では少なく見えますが、枚数が多いほど長期的なほど効果的な方法になります。
社内回覧には縮小・両面印刷
社内でしか見ないものは縮小や両面コピーなど使う紙の枚数を減らすことでもコスト削減に。
A4用紙は約0.7円なので１資料当たり5枚分印刷が必要な場合両面では３枚に削減。
一回当たり1.4円削減となります。
社内回覧用は白黒でコピー
カラー印刷は一枚当たり８円。
そのため、１枚当たり白黒印刷の10倍の価格となりますので白黒印刷で枚数がかかる場合での費用を押さえることができます。
リサイクルトナー
インクトナーについては印刷に必要な４色トナーを必要とします。
コピー複合機そのものを購入する場合はトナーから考える必要がありますが、リースの場合は契約のうちであるので関係ありません。
特にトナー方式の契約についてトナーの料金のうちに保守費用も含まれるのでトナーを早く使いきると割高に。
そのため、リサイクルトナータイプの再度利用できる形式のトナーの契約はないか確認する必要があります。
ペーパーレス化で経費カット
対外契約や対外のやり取りの書類については裏紙利用は出来ません。
対外な部分や重要文章の保存に関係した部分ではペーパーレス化で簡易にコピー代金を節約することが。
例えば請求書発行や退勤管理などが挙がります。
ただし、こちらはITを利用するわけですからセキュリティ面やIT化の費用が別途かかりますのでどちらが経費を押さえつつ簡単に出来るか比較シミュレーションする必要です。
まとめ
経費の中でも固定費に分類される印刷費用。
これは印刷機と使用料からなっており、印刷機はリース方式の変更で使用料はインクや紙の使用枚数でコストを押さえられるのでした。
また、対外的な部分での印刷費用削減にはペーパーレス化がありました。
しかし、コピー代金に限った話ではありませんが、経費削減は売上から利益をより多く獲得するため。
費用を押さえるだけでなく会社で働くなかでよりよい方向を選び、省コストを目指すのが一番売上に結び付いた経費削減になるのではないでしょうか。
