紙資料が多くて整理が大変！とりあえずのメモをするならメモパッドが欲しい！
など働く中でちょっとした軽作業の中に文房具は引っ張りだこ。
電子契約では不安だと感じる企業ならば契約を紙媒体にしているかも知れませんね。
そうなると印刷にインクが使われることがあるなど業務の中で消耗するものは意外と多くあります。
これら消耗品は一つずつが少額のためどんどん使いがちですが、経費の中でもコストを抑えられる筆頭です。
今回は、オフィスで使える効果的な消耗品節約ポイントを紹介します。
経費削減が重要なわけ
経営していく中で切っても切り離せない売上。
経費はこの売上の中から組まれる予算ですから、経費削減は売上利益を増やすためにキーとなります。
コストカットをするためには効率的であったり、簡単に出来る仕組みなど業務の効率化のヒントを実践することが必須とビジネスを成長させるもととなることも。
別の視点から見れば、売上利益を数％増加させるよりも売上額はそのまま経費をカットして売上利益を増加させるほうが簡単である点も重要ポイントです。
ほかにもおまけ効果として例えば、電気代を抑えるために冷暖房温度を控えることで電気代を抑えるだけでなく、貴重なエネルギー資源を余分に使わない取り組みであると言った風に社会貢献になることも。
経費削減と社会貢献を同時にこなし会社のブランドを上げることに一役買う事例もあると言う事ですね。
具体的な例であればリクルートやセブンアイHDの例が挙げられ、前者はウォーターサーバーの見直しでアフリカへの支援資金としたり、後者は太陽光と電気の見直し、使い方の工夫を踏まえ光熱費を減少させエネルギー面での社会貢献をしたりしています。
経費削減の基本とは
経費とひとくくりにしていますが経費は固定費、流動費に分けることが出来ます。
固定費は、売上にかかわらずかかるお金で賃料や消耗品、給与などがメイン。
逆に、売上比例の費用が流動費で外注費用や商材の原材料がこれにあたります。
経費削減は固定費の方から見直すことが基本。
そのため、以下のパターンでコストカットの方法が模索されます。
・光熱費、賃料
・交通費
・人件費
・備品費用
削減を考える基本は費用×頻度＝影響度で影響度の大きいものからカットすれば効率的であるというロジックから来ます。
その中でも効果が大きいのはやはり人件費関連。
しかし、労働力のパフォーマンスを下げる要因となるため、慎重さが求められます。
一方、効果は一つずつは小さいながらも従業員のパフォーマンスを落とさずに行いやすい経費節約術が残りの項目です。
それぞれ目標を社員に共有できる仕組みを作れば削減のへの道を積み上げやすくなりますね。
今回はその中でも備品類に属する消耗品のコストカット術をご紹介です。
身近にできるコストカット術 消耗品編
消耗品は利用することで利用限度の残りが減っていくインクやボールペン、クリアファイルなどの文具を指します。
今回取り上げる内容は家庭でも行っているようなレベル感覚も含んでいますので、是非実践してみてください。
まとめ買い、まとめて管理、みんなで使う
消耗品は毎月、毎年定期的に必要なものの代表格ではないでしょうか？
そのため、ひと月あたりの使用量など計算しやすい範囲です。
まずは、年間使用料の実態を知って、月当たりの使用量に換算。
繁忙期と閑散期での使用量の差から月ごとの大まかな購入目安を作って一箇所でまとめて購入するとまとめ割が付き、納品も一気に終わります。
まとめて仕入れれば、まとめて管理ブースに持っていくことも、まとめて管理することも比較的スムーズ。
どれだけ足りないのかを明確化することに役立ちます。
また、部署ごとの消耗品規格を替えないことで社全体での共有でき無駄を作らないことに。
日々の業務で発生しがちな業務の無駄を少しずつ改善することが出来ます。
裏紙利用とリサイクルトナー
書類の中には機密になるものから、会議などに使うためのちょっとした資料までさまざま種類があります。
ただ、ボツ案企画書資料は機密性が高いとは言い難く、こういった紙類をそのまま捨ててしまうのはもったいない。
裏紙やすきまスペースをメモ代わりにすることや印刷練習に用いるなど再利用を促すことでメモパッドといったアクセサリー消耗品をへらすことに繋がります。
特に、個人経営塾などではメモ用紙は頻繁ですからすでに実践済みの所も多いのではないでしょうか？
また、インクについてもリサイクル性の良いものエコボトルタイプなど詰替も登場。
ブランド力を高めるためには社会貢献性をアピールするためにも小さい取り組みが重要です。
使わないものを作らない
消耗品の浪費は使わないものまで作ることにあります。
例えば、コピー用紙を不必要な分まで使う、メモ代わりに使うなどです。
基本的に紙類、インク類にかかる費用をカットするならペーパーレス化が基本。
契約書を電子契約にする、管理書類をスキャナーで取ってクラウド保存、退勤管理も電子化するといった具合にペーパーレスを進めます。
学習塾でいえば、使用頻度は低めな定期考査問題を紙媒体で保存することをしないと言った具合ですね。
ただ、予算としてペーパーレス化を進められない方にはまずは退勤管理をエクセルシートやスプレッドシートなど簡易な文書ソフトで管理することからはじめてみて段階的に移行してもいいでしょう。
消耗品発注でのコストカット術
会社全体規模で行う経費節約術には２つポイントが。
１点はまとめて購入、管理、共同利用に近いニュアンスで分散して発注を辞めること、もう１点は価格交渉です。
消耗品発注改善ポイント① 価格交渉
定期的にまとまった量を発注する場合、価格交渉を行い値引きが行える場合があります。
また、まとめて購入することですでにまとめ割を提供される場合もあり、消耗品の中でも得に使用頻度の高いものについては見積もりをとって比較検討すると効果的です。
消耗品発注改善ポイント② 分散発注を辞める
一箇所にまとめることでロット単位、あるいは割引提供される単位で購入が可能です。
また、発注場所を限定することで相手側からはマーケティング戦略を検証・改善される対象となるため、融通が効きやすくなることも考えられます。
そのため、費用を抑えつつ最大の効果を上げるには一括で行うことも考えて良いでしょう。
まとめ
固定的にかかる費用が少しでも減れば事業に使える費用は予算内でもがっつり取れるのでした。
その中でも、今回は消耗品の節約術を紹介でしたね。
ポイントはまとめて購入、管理、みんなで使うこと。
また、他の消耗品の代替として利用することで何種類も使うものを増やさないこと、必要なもの以外は無駄を作らないことが効果は小さいながらも経費削減に役立ちます。
売上を上げるほどではないにせよ、経費削減は重要度も高く至難のもの。
ですが、コツコツ積み上げていくしか無いですが、その効果は年単位で現れてくるでしょう。
