オフィスで働く中で毎日使うものの数年に一回しか替えない備品類は存在しますよね。
例えば、パソコンやコピー機などリースが出来たり、原価を耐久年数計算して予算を組んだり出来るものが一般的でしょう。
ただ、ものはいつか壊れてしまいますし、機能が良いものは次々に出ることが世の常。
そこで今回はコスパのイイ備品の揃え方を見直すことで経費削減をするためのおすすめ方法をご紹介します。
固定費は経費を圧迫中
会社の中でこれから事業を発展させるため、組む予算が経費です。
当然、売上があってその中から使って言い分を取り分けています。
しかし、企業の事業活動に反して計画よりも予算が使われた現象は頻発。
その中で、一体何が経費を増やすことになっているのでしょうか？
経費は固定費と流動費からなり、固定費は福利厚生や給与、賃料、光熱費、備品代など売上の有無で変わらないものが基本です。
一方、売上比例の流動費は一時的な雇用増加の費用や原材料費がメイン。
売上が上がれば当然上がらざる得ない費用と言えます。
ただ、経費は有限。
ならば売上直結の費用の流動費はあがるに委ねるしかありません。
流動費の経費削減には取引先の変更や商品レベルの見直ししか出来ることはないのいですから。
では、予算内に納めるためにも固定費の方を削減出来ないのでしょうか？
コスパのいい備品の見極め
ここではコスパのいい備品の見極めポイントをご紹介します。
その前に、備品は備え付けられる品（コトバンク）を意味する言葉で消耗品（文房具、インク）やオフィス機器（PC、コピー機器）のことと改めて定義。
それぞれのポイントをまとめてみました。
消耗品の場合
・一括まとめ買い
・サプライドック管理
・共有利用
・再利用可能商品の使用
文房具やインクに代用されるような消耗品類は一つずつが少額で、頻繁になくなるため後から後から買い継いで、思っていた以上にかかってくることがあります。
また、毎年、毎月いるものであることが多く定期的に購入するのならまとめて購入するとお得です。
さらに、一箇所にまとめて発注するとまとめ割が効く事があるため、部署ごとに発注している場合は企業全体で使用するものの規格を揃えて共有利用することで一括購入するほうがお得となりますね。
一括購入して共有して使える仕組みがあれば、一括管理（サプライドック）も比較的カンタン。
他にも、リサイクル可能な商品やインクだけ入れ替えるなどのエコ商品利用で本体を買い換えるよりも安くなる場合があり検討する価値ありとなります。
オフィス機器の場合
・リース
・購入はまとめサイトで比較検討
・中古や一般家庭規模の家電で代替できないかなど代替模索
オフィス機器はパソコン、コピー機、電話などのOA機器のオフィス家電を指します。
商業コピー機は購入よりもリースのほうがお得で、個人経営規模でも毎月の収支が安定しているならば検討してみてもいいかも知れません。
一方、パソコンやパソコン周辺機器のリースも見られますが、購入前提であることも。
スペックとしてどのくらいのものかを考え、中古製品で代替出来ないか検討してみることをおすすめします。
社用携帯は機能として必要なスペックを検討して、本体を通販で購入後格安sim契約の法人向けプランを検討してみるのも。
家電と同じく、使える年数に限りがあるので壊れる前の対策が重要で使用頻度の多少でリースにするか購入するか比較検討すると良いでしょう。
備品を揃える注意点
・場所問題
・分散発注について
備品を揃える際、特に消耗品はまとめて仕入れることがよいとしながらも、場所が取られることが問題となります。
そのため、予め1年あたり、1月あたりなど期間当たりの必要な目安を出しておくことと繁忙期に特に必要となるので1年のうちどの程度の割合が繁忙期に集中しているか考えて直近に発注量を計算すると場所も取りづらいでしょう。
他にも、分散して注文をするよりもまとめて割引がある場合も多く、一時期に揃えやすい利点から分散発注を見直し一括で行えないか比較するのもポイントとなります。
おまけ オフィスの経費削減案 オフィス機器編
・スリープモード
・必要な分だけの利用
個人単位でも経費削減対策は行なえます。
例えば、エアコンを抑える目的で遮光カーテンをする、使わない部屋の電気は消すなど家庭で行うレベルの事柄を行うだけ。
オフィス機器で言えば、離席中や手書き作業が多い時間はPCをスリープモードにする、印刷物が数時間無いときはコピー機を省エネモードさせておくなどささやかな協力で経費節約となります。
まとめ
経費は売上から逆算して捻出される予算であり、固定費と流動費からなるのでした。
その中でも、売上にかかわらず一定額かかる固定費は経費削減のターゲット。
今回はその中でも備品に注目して、コスト削減対策をご紹介。
ポイントはオフィス機器については使用頻度、目的でリース化購入を選ぶこと、比較検討が重要なことでした。
消耗品は場所を考慮する必要はありますがまとめて仕入れ、管理、使用が合言葉。
これは中小企業や個人経営、大企業関係なく共通の部分が含まれているといえますね。
