オフィスコピー機のリースが増え、同時に保守契約の契約数も上昇するなか、印刷にかかる費用は企業にとって経費を削る要因のひとつです。
特に中小企業ほど売り上げのうち経費が占める割合が大きい状態ですから、節約できるものは削りたいもの。
そこでコピーにかかる保守料金についてコンビニ印刷と比較しながらご紹介。
他にも、印刷物の勘定項目仕分けとそれにより使える補助金を解説します。
複合機(コピー機)のカウンター料金とは
オフィスで印刷機をリース契約すると保守契約をしなくてはいかないという覚えはありませんか。
この保守契約の一つがカウンター保守契約です。
カウンター料金は印刷物1枚ごとにこの保守料金を換算して割り振られた単価のことで平均としてはモノクロ3円/枚、カラー10円/枚が通説とされています。
しかし、機種や契約企業によって前後するため印刷規模が大きいほど経費におけるコピー費用が増すことに。
コピー複合機のカウンター料金は月の印刷規模ごとに大体の値段が決まっており、次章でご紹介します。
【複合機・コピー機】印刷にかかる費用をコンビニ印刷と比較してみる
複合機のカウンター料金目安は以下の通りです。
・印刷速度15枚/分(月の印刷量1000枚程度)
カウンター料金:カラー20円～ モノクロ3円～
・印刷速度20枚/分(月の印刷量1000～3000枚程度)
カウンター料金:カラー18円～ モノクロ２円～
・印刷速度 30枚/分(月の印刷量3000～6000枚程度)
カウンター料金:カラー16円～ モノクロ1.5円～
・印刷速度 40枚/分(月の印刷量6000～10000枚程度)
カウンター料金:カラー14円～ モノクロ1.3円～
・印刷速度 50枚/分 (月の印刷量10000～20000枚程度)
カウンター料金:カラー12円～ モノクロ1.2円～
カラーのカウンター料金はコンビニ印刷のモノクロ以上の価格ですが、どれくらい差があるのでしょうか。
参考コンビニ印刷価格(A4)
ローソン
モノクロ20円、カラー60円
セブンイレブン
モノクロ10円、カラー50円
ミニストップ
モノクロ5円、カラー30円
ファミリーマート
モノクロ10円、カラー50円
追加分 ダイソー
モノクロ5円、カラー30円
モノクロカウンター料金の平均約3円からは1.2～6倍、カウンター料金平均約10円からは3～6倍と同色同士はコンビニ印刷は数倍以上違うようです。
一方、コンビニ印刷のモノクロは最小5円、最高20円よりカラーのカウンター料金相応となります。
ここで想像してください、コンビニでモノクロ印刷とはいえ10数枚印刷すると以外と費用をかかると痛手に瞬間を。
これをオフィスで考えると、カウンター料金が高いことは痛手に感じるのは会社の経費ひいては企業のお財布で残金は決まっているわけですからそのなかでやりくりする必要が出てきます。
実際は同時平行で固定的にかかる費用もあるわけですから節約できる分はしていくことが不可欠となるのです。
カウンター料金の節約術
カウンター料金を節約するには３つのパターンが考えられます。
・見積りをとり、格安カウンター料金を調べる
・安価なカウンター料金提供企業と契約
・保守契約そのものを見直す
いずれも一長一短な部分があるのであわせて解説します。
見積りをとり、格安カウンター料金を調べる
１つ目の案としては現状の保守サービス会社にカウンター料金の値下げを交渉するタイプです。
まず、現状のコピー複合機の機種スペックを確認します。
例えば、◯枚/分のタイプかなといったところです。
続いて、保守サービスを提供している企業に複数社見積りをとり、現在の保守サービス企業に他の企業の参考価格を提示して値引いてもらう手順を踏みます。
複数社見積りをとるときは格安カウンター料金を提供している京セラやシャープ、office 110 などの価格を提示してみるとよいのではないでしょうか。
ただし、課題として必ずしも値引きに成功するとは限らないこととリースと同じ会社でやり取りしていてセット割など特別な対応をされている場合は出来ない可能性があります。
安価なカウンター料金提供企業と契約
リース契約と保守サービスが別に契約されていて、現状の保守サービス企業から安価なカウンター料金を提供している企業に鞍替えすることでカウンター料金を節約する案もあります。
こちらは以前の契約が切れるときに合わせて行えば問題ないですが、課題としてメンテナンスの質が挙げられていることもあり注意が必要そうです。
そのためにポイントとして
・保守サービスの内容やその他サービスについて契約書にあるか
・修理拠点の距離や量は迅速にメンテナンスしてもらえるだけあるか
・メンテナンス担当は専門家か
を調べてください。
保守契約そのものを見直す
カウンター料金は相応の枚数印刷する企業向けの保守契約方法でした。
しかし、たくさん印刷するといっても月に300枚程度しか印刷しないような小規模学習塾などならキット方式と呼ばれる保守契約がよいと思います。
これはトナーに保守料金が含まれているものでトナーがなくなるまでそれ以上保守料金がかかりません。
その分トナーが割高で、カウンター料金換算すると７円/枚相当になるのですが枚数が極端に少ない場合はお得になります。
コピー代 勘定項目のみかた
さて続いては補助金にまつわるお話です。
印刷物と一口に言っても勘定項目はさまざま。
主に次の項目があがるのではないでしょうか。
・印刷製本費
・消耗品費
・事務用品費
・宣伝広告費
・通信費
印刷製本費は冊子体にするため印刷を外注する費用を指します。
消耗品や事務用品費は営業や事務に必要な費用と定義され、宣伝広告費はチラシなどを含みます。
勘定項目をきちんとすることで補助金を受けられる項目かの確認ができ例えば、小規模事業者持続化補助金の対象になる宣伝広告費があります。
また、他にも事業種によって経費を抑えるために使える補助金制度があり、詳しくは中小企業庁ホームページや補助金に関する公募を参照ください。
この記事のまとめ
オフィスの印刷は経費を削る悩みの種。
印刷物を減らすにも限度があるので、コピー複合機本体から減らしていくために今回はカウンター料金について解説しました。
カウンター料金の平均としてはモノクロ3円、カラー10円とコンビニ印刷のモノクロ価格くらいの値段がかかり、そのため保守サービス提供企業に値引き要求をしたり、カウンター料金の安い保守サービス提供企業を選んだりとカウンター料金単価を減らす方法があります。
重要なのはいかに経費に占める印刷関係費用を減らすかであり、その一考になれば幸いです。
