企業がリースしているコピー複合機のカウンター単価の相場をご存じですか。
実は、複合機リース企業によってばらつきが大きい現状があります。
カラー印刷では１枚当たり10円以上差額がある場合も。
もしかしたらあなたも損しているかもしれませんね。
経費の内の何割かを占めるコピー出来るか費用ですからカットするなら見直しが必須となりそうです。
ここではリース価格やカウンター料金の大まかな紹介と交渉のためにどういった準備が重要か解説します。
複合機のカウンター料金とは
オフィスに置いた複合コピー機。
リース契約のものだと１枚いくらでメンテナンスとインク代金コミコミのカウンター料金を支払っているのはご存じでしょうか。
このカウンター料金はモノクロ、カラーでおおよその値段が決められており、会社の印刷規模でコピー単価が変わるもの。
印刷した枚数を複合機がカウントしていることからカウンター式といいます。
カウンター料金の内訳としてインクなど消耗品とメンテナンス費用が含まれ、3万円からする純正インク代とメンテナンス保守費用をカバー。
わざわざインク発注する手間を気にしなくてもよい契約でトラブル時に無償で対応してくれる代物になります。
なお、本体のリース料金とは別にかかるもの。
ですから、複合機のリースにはリース料金+保守費用(カウンター料金など)が必要です。
複合機のカウンター料金相場
カウンター料金は底値未公開が一般的。
そのため、相場はモノクロ2～3円/枚、カラー15～25円/枚ですが相手・交渉次第で底値に持っていくことが出来ます。
企業後との違いで例をあげると次のように。
例えば、京セラのカウンター料金はモノクロ0.7円/枚、カラー7円/枚。
キャノンのカウンター料金平均はモノクロ3.4円/枚、カラー18.4円/枚。
また、同一企業でも機種によってはカウンター料金が違いがあり、コピーペース50枚/分な複合機とコピーペース20枚/分のものではカウンター単価がペースの速いものほど安く設定されています。
コピーペースが速いものはコピーの利用頻度が多く、大量印刷するため、底値に近い値になります。
実際、キャノンの底値はモノクロ1.2円/枚、カラー12円/枚とキャノンのカウンター平均価格よりもモノクロで約2円/枚、カラーで6円/枚ありますね。
また、使うカラーの色が限定的な場合はクリエーション契約も印刷費用を減らすためには有効です。
これは１色だけカラーといった形にすることでカウンター料金を抑える方法。
グラフが多い場合でもコストを落とすために有用で平均カウンター価格5円/枚とカラーよりも安価なことが特徴です。
カウンター料金の交渉
比較がしにくいものだからこそコスト増大しやすいコピー関連費用。
そのため、２社以上相見積もりを行って価格の比較検討を行う必要があります。
ポイントは次の４点です。
・見積りに保守内容について詳細にかかれているか
・サービス内容の詳細についてはかかれているか
・故障時はすぐに来てもらえる仕組みはあるか
・故障のとき、専門の技師に見てもらえるのか
これらはリスクへの対策として効果的かみる指標になります。
カウンター料金が安くても、メンテナンスはいい加減で遅いといったトラブルも。
業務に差し障りが出てしまいますよね。
そのために複数の企業から見積りをとって比較してみるとよいでしょう。
また、もしあまりコピー利用が多くない場合は保守契約の方法を見直す手も。
カウンター保守契約のほかにもキット保守契約、スポット保守契約といったものが存在します。
キット契約はトナーにメンテナンスなどのための費用コミコミになったもの。
トナーごとにというところがポイントでインクをあまり交換する必要がないところではお得になる可能性があります。
しかし、カウンター方式に比べてトナー代金が高い点がデメリット。
そのため、この方式での節約方法はコピー用紙を使う頻度を落とすことに限定されます。
スポット保守契約は普段は保守契約せず、壊れたときのみメンテナンスしてもらうもの。
そのため、消耗品は自社で仕入れねばなりません。
また、壊れたときのみ保守費用がかかるので高額になる恐れがある点もデメリット。
ただし、通常は定額で支払いが必要でない点は魅力的です。
複合機リースを価格を下げるには
複合機のリース価格を考える前に相場をご紹介します。
複合機の相場は１分間にどのくらいコピー出来るかのスペックによって変化。
・15枚/分→6000円程度
カウンター料金:カラー20円～ モノクロ3円～
・20枚/分→11000円～
カウンター料金:カラー18円～ モノクロ２円～
・30枚/分→17000円～
カウンター料金:カラー16円～ モノクロ1.5円～
・40枚/分→20000円～
カウンター料金:カラー14円～ モノクロ1.3円～
・50枚/分→22000円
カウンター料金:カラー12円～ モノクロ1.2円～
カウンター料金はスペックが低いほど高く設定されています。
また、リース企業の規模でも提供される機種の豊富さが異なるためリース価格の幅があります。
大手なら１ー２万と種類豊富な分幅がある一方、代理店では1.2万ー1.5万とコストを抑えつつリースすることが可能です。
そこで見積りを確認し、他社のスペックが同程度の機種について指摘しながらカウンター価格、リース価格のを減額出来ないか交渉する余地があります。
複合機リースの注意点
ここではリース契約のメリットとデメリットをご紹介します。
リース契約は一定期間、定額でコピー複合機を借りられる仕組み。
しかし、次のデメリットがあります。
・短期間契約にはむかない
・リース契約は期間がある
イベントなどごく短期間契約ではリースよりもレンタルがオススメ。
本体+トナーを含めた価格で数日借り受けることが出来ます。
リースですので使用年数が設定されている点もデメリットですね。
一方、メリットとしては２つ挙がります。
・最新機種が試せる
・初期費用がいらない
とくに機種が試せる点では自社に最適な機能を探せる点でメリットです。
こちらは大手と代理店で取り扱い幅に差があり予算と相談が必要ですね。
まとめ
今回はコピー複合機のカウンター料金相場とリース価格の参考価格について解説しました。
リース価格の高いものほどカウンター料金が安い傾向にあることと、リースメーカーによってカウンター料金は変わってくることが特徴的なポイント。
そこで見積りを複数社とって比較し、交渉するという手段でカウンター料金を安くすることが出来るのでした。
とくに経営規模が大きくない企業ではコピーにかかる費用は減らしたいもの。
リース契約の交渉、カウンター料金の交渉にもあるように交渉のために情報を仕入れることが経費削減には欠かせないポイントですね。
